(1)体现标项目特点和需求
标文件涉及的内容比较广泛，且每个标项目均具有一定的个性特点，编写项目标文件的人员，需要具有较强的知识和一定的实践经验，必须认真阅读研究有关项目设计与技术文件，并与标人充分沟通，了解标项目的特点和需求，包括项目概况、投资性质、审批或核准情况、埙目总体实施计划等，并在项目标方案的基础上，细化形成标文件。
(2)合理划分标段或标包
标项目需要划分标段或标包的，应该依据工程建设项目管理承包模式、工程设计进度、工程施工组织规划和各种外部条件、工程进度计划和工期要求、各单位工程和分部工程之间的技术管理关联性以及投标竞争状况等因素，综合分析研究，科学、合理划分标段(或标包），并选择合同计类型。
(3)依法设定投标资格条件
设定的投标人资质、业绩、信誉、职业人员等资格条件要符合法律法规的规定，并与标项目的具体特点和实际需要相适应。

(4)使用标准标文件‘
为提高标文件质量，进一步规范标投标活动，有关标投标监督部门和行业主管部门颁发了标准标文件，如某某发改委会同财政部等九个部门颁布的《标准施工标资格预审文件》、《标准施工标文件》、《简明标准施工标文件》和《标准设计施工总承包标文件》，商务部颁发的《机电产品国际标标准标文件（试行)》等。依法必须标的工程建设项目和机电产品国际标项目，必须使用上述相应的标准标文件。
(5)明确实质性要求和否决投标的情形
标文件必须明确投标人实质性响应的内容和否决投标的情形。投标人应完全按照标文件的要求编写投标文件。如果投标人没有对标文件的实质性要求和条件作出响应，或者响应不完全都将导致投标无效。标文件中需要投标人作出实质性垧应的所有内容，如标内容范围、工期、投标有效期、质量要求、技术标准和要求等应当具体、清晰、无争议，且宜以醒目的方式提示，避免使用原则性的、模糊的或者容易引起歧义的词句。
(6)不得出现违法、歧视性条款
标文件不得违法限制、排斥或保护潜在投标人，应当合理划分标人和投标人之间的权利、义务和风险责任，不得将原本应由标人承担的义务、责任和风险转嫁给投标人。
标文件规定的各项技术标准应符合某某强制性标准，不得要求或标明某一特定的专利、商标、名称、设计、原产地或生产供应者，不得含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。如果必须引用某一生产供应者的技术标准才能准确或清楚地说明拟标项目的技术标准时，则应当在参照后面加上“或相当于”的字样。
依法必须标的项目，不得以特定地区或行业的业绩、奖项作为资格条件或加分条件。某某采购货物和服务项目，不得以注册资金、营业额、营业收入、利润额、纳税额、职工人数等标限制中小企业参与投标。
(7)语言要规范、简练，内容前、后应保持一致
标文件语言文字要规范、严谨、准确、精练，避免出现歧义。标文件的商务部分与技术部分应协调一致，避免重复和矛盾。